Seminaro programa

Seminaro progama

• Nelengva meilė – taktas ir diplomatija. Viena iš svarbiausių Jūsų darbo užduočių – apsaugoti savo vadovą nuo nereikalingų trukdymų. Dažnai tai yra pati sunkiausia užduotis, ypač kai Jus nuolat atakuoja kiti, paprastai užimantys aukštesnes pozicijas ir pageidaujantys vadovo nuomonės ar sprendimo. Mes parodysime, kaip diplomatiškai ir ryžtingai rasti sprendimą šiose situacijose, nesukuriant nepageidaujamų kliūčių, keliančių grėsmę Jūsų organizacijai. Augant Jūsų, kaip ryžtingų veiksmų priėmėjos, reputacijai, kolegos pradės geriau apmąstyti savo veiksmus prieš kreipdamiesi į vadovą ir netgi pradės savo mintis pirmiausia išsakyti Jums. Jūs tapsite svarbia vadovo pagalbininke, numatančia, kurios idėjos ir reikalavimai tikrai nusipelno Jūsų vadovo dėmesio, o kurias galima deleguoti kitiems, labiau tinkamiems žmonėms.

 

• Nekelkite man streso! Nedaugeliui žmonių versle tenka žongliruoti tokia gausybe skirtingų kamuoliukų, kaip nuolat užimtai biuro administratorei. Tai gali kelti itin daug streso, ypač jei dirbate ne su vienu, o daugiau vadovų. Seminaro metu supažindinsime Jus su keliomis skirtingomis strategijomis, kurias galėsite išbandyti, norėdamos sumažinti stresą. Paaiškinsime, kaip efektyviau planuoti savo ir savo vadovo laiką bei taktiškai ir ryžtingai susidoroti su trukdžiais, kurie kartais labiau panašėja į gaisrų gesinimą.

 

• Būkite tvirta ir atkakli! Vienas iš dalykų, kuris biuro administratorėms sukelia nemažai rūpesčių, yra neišdrįsimas būti tvirtai. Jūs esate paslaugios ir todėl instinktyviai sakote „Taip“ beveik viskam, ko Jūsų vadovas ir kolegos prašo. Bet taip Jūs tapsite gaisrų gesintoja, o ne biuro administratore. Seminare mes supažindinsime su daugiau nei 20 įtikinimo (asertyvumo) patarimų, kurie parengti asmenine bei kitų biuro administratorių patirtimi.

 

•  Praskaidrinkite mano dieną. Jūs esate savo vadovo sergėtoja, tačiau kas Jus pačią apsaugo nuo trukdžių, neleidžiančių atlikti kasdienių savo darbų? Sunku dirbti žmogui, kuris, rodos, niekada neišeina iš biuro, nes tenka aukoti net savo pietų pertraukėles, o laiku išeiti iš darbo beveik neįmanoma. Mūsų tyrimas rodo, kad biuro administratorės per dieną patiria iki 90 minučių trukdžių, o kartais ir dar daugiau. Įsivaizduokite, kiek galėtumėte pasiekti ir kaip puikiai jaustumėtės, jei susigrąžintumėte per dieną prarastas dvi valandas darbo. Atrodo neįmanoma? Mūsų seminare išmoksite tai padaryti. Ir tikrai būsite mums už tai dėkingos!

 

• Pagerinkite Microsoft Outlook įgūdžius. Dirbdami kompiuteriu, mes dažnai naudojamės tik gerai žinomomis funkcijomis. Tačiau kompiuterinės programos tobulėja ir keičiasi kasmet, o kai kurios iš jų, pvz., Microsoft Outlook, gali tapti puikiomis jūsų pagalbininkėmis bei padėti išvengti darbe tykančio streso. Išmokusios išnaudoti programos galimybes, galėsite puikiai panaudoti savo laiką ir supaprastinti kai kurias užduotis, kurios anksčiau atrodydavo tiesiog neįmanomos arba kurias iki šiol atlikdavote rankiniu būdu. Jūs galėsite:
• vienu pelės paspaudimu informaciją, gautą elektroniniu paštu, perkelti į kontaktų, susitikimų ar užduočių skiltį;
• siųsti laiškus grupėms;
• prižiūrėti savo ir savo viršininko projektus, naudojantis užduočių funkcijomis;
• sudaryti savo dienotvarkę bei tuo pačiu metu pasirūpinti savo viršininko darbų grafiku ir t.t.
• Darbas su dviem ar daugiau vadovų. Daugeliui sekretorių tenka dirbti su vienu reikliu ir griežtu vadovu, tačiau jei Jūs dirbate su dviem ar daugiau vadovų, mes Jus užjaučiame. Tačiau tokia situacija neturi virsti pragaru. Atvirai kalbant, Jūs negalite jiems visiems skirti vienodai dėmesio. Tačiau išeitis yra. Mes parodysime Jums, kaip išspręsti šią problemą ir išmokysime puikiai susidoroti su užduotimi, kad ir Jūsų vadovai liktų patenkinti, ir Jūs patirtumėte mažiau streso.

 

• Teks keliauti. Biuro administratorė turi sugebėti suteikti tokias paslaugas, kurias paprastai teikia specializuotos kompanijos. Priklausomai nuo Jūsų organizacijos dydžio, išteklių ir biudžeto, kartais galite leisti pasinaudoti šių kompanijų paslaugomis, tačiau mes žinome, kad greičiausiai didžiąją dalį sunkaus darbo teks atlikti Jums pačioms. Tad parodysime Jums, kaip užtikrinti, kad renginiai ir kelionės vyktų sklandžiai ir sėkmingai, viskas būtų atlikta laiku ir neviršijant biudžeto, o Jūsų nervų ląstelės liktų gyvos ir sveikos.

 

• Niekada nebūsite viena. Dažnai jaučiatės lyg vienišas karys lauke. Jūsų pareigos unikalios: glaudžiai bendradarbiaujate su svarbiu ir įtakingu žmogumi, tačiau užimate sąlyginai žemą poziciją įmonės hierarchijoje. Orbita, kurioje sukatės, verčia kolegas laikytis tam tikro atstumo nuo Jūsų ir gerai apgalvoti, ką kalba Jums girdint, nes jų nenaudai tai gali pasiekti ir vadovo ausis. Dėl to sunku sukurti draugiškus santykius, padedančius biuro darbuotojams efektyviai dirbti kartu.

Didelė dalis šio seminaro skirta Jūsų pasitikėjimo savimi ir savivertės auginimui, kad pradėtumėte matyti save ne kaip svarbaus asmens pagalbininkę, bet kaip to žmogaus valdymo stiliaus ir vizijų sąjungininkę. Išmokysime Jus tapti labiau pasitikinčia savimi ir atkaklesne, kad galėtumėte būti savo vadovo partnere. Dėl to jausitės tvirčiau, kai teks kolegų paprašyti atlikti užduotis, priartinančias organizacijos sėkmę, nes matysite tokią pat plačią kompanijos viziją, kaip kad mato Jūsų vadovas, o ne ribotus horizontus, kuriais tenkinasi tradicinė sekretorė.

• Nepamirškite rašyti. Dėl nuolat populiarėjančių SMS žinučių, elektroninio pašto ir socialinių tinklų, rašymas tapo įgūdžiu, kurį reikia ugdyti ir itin vertinti. Ironiška, bet šiandienos biuro administratorė turi susidoroti su didžiuliais srautais laiškų, pasiūlymų, ataskaitų, prezentacijų ir kitų dokumentų, kurie reikalauja didelio atidumo. Jums gali tekti dirbti su puikiu vadovu, kuris, deja, nemoka išdėstyti savo minčių raštu. Taigi Jūsų darbas yra užtikrinti, kad svarbi informacija būtų išplatinta interesantams ar žiniasklaidai, o vadovas neprarastų gero vardo ir nepasirodytų neišprusęs. Šiuolaikinei biuro administratorei dažnai tenka rašyti ir anglų kalba. Tad šio seminaro metu sustiprinsime Jūsų verslo anglų kalbos pagrindus, kurie dar labiau padidins Jūsų pasitikėjimą savimi.

 

• Biuro administratorė ir konfidencialumas. Dirbdama biuro administratore, dažnai girdite dalykus, reikalaujančius diskretiškumo. Ar Jūsų vadovui reikia visus juos žinoti, ar galite pati nuspręsti, apie ką verta jį informuoti? Ar išliksite paslaptinga kaip Sfinksas, ar elgsitės kaip plepi įžymybė televizijos pokalbių šou? Žinoma, mes šiek tiek perdedame, tačiau tikslas rimtas: norint efektyviai ir sėkmingai dirbti, būtina užsitarnauti kolegų pasitikėjimą. Sugebėjimas laikyti paslaptis, išskyrus tuos atvejus, kai tylėjimas gali grėsti organizacijos sėkmei ar vadovui, atvers naujus informacijos ir komunikacijos kanalus, padėsiančius Jums lengviau atlikti savo darbą ir leis pasiūlyti vadovui naujas verslo galimybes.

 

• Laikas nuo laiko. Niekam nepatinka laiko valdymo kursai, išskyrus tuos žmones, kurie Jus į juos siunčia. Biuro administratorės žino, kad laiko valdymo kursai yra skirti tiems, kurie nelabai turi ką veikti, todėl pas mus to nerasite. Šią akademiją kūrė biuro administratoriai biuro administratorėms, todėl pateiksime keletą labai naudingų patarimų, kurie padės efektyviau ir produktyviau valdyti ne tik savo, bet ir savo vadovo laiką. Vienas dalykas, kurio paprašysime Jūsų prieš kursą – rašytis kasdieninius savo darbus, kad galėtume juos išanalizuoti seminaro metu.

 

• Minutėlę! Nei vienai biuro administratorei nėra labai malonu rašyti susirinkimų protokolus, tačiau tai tenka daryti ir tai reikia daryti gerai! Jeigu nenaudojate stenografijos, gali būti sudėtinga prisiminti, kas ką sakė. Kai vyksta neįdomus susirinkimas, sunku išlikti dėmesingai ir nieko nepraleisti. Susirinkimui pasibaigus, viskas turi būti atspausdinta ir išplatinta, o tai toks pat malonumas, kaip stebėti džiūstančius dažus. Gal ir sunkiai patikėsite, bet mes galime paversti šį darbą maloniu užsiėmimu, taigi išklausiusios mūsų seminaro kursą žinosite, kaip parašyti nepriekaištingus protokolus ir netgi atlikti tai su malonumu.

Mes Jums parodysime kaip:

• lavinti klausymosi įgūdžius;
• sutrumpinti protokolą iki esminių dalykų, nepamirštant susirinkimo eigos;
• išlaikyti dėmesį susitikimo metu;
• pagerinti užsirašinėjimo įgūdžius;
• parinkti tinkamiausius terminus ir apibūdinimus.

 

• Kad nieko nepamirštumėte. Seminaro metu išgirsite ir išmoksite labai daug, net per daug. Tad kad viską atsimintumėte, duosime paprastai ir aiškiai pateiktą seminaro mokomąją medžiagą, pritaikytą Jūsų naudojamai Windows operacinei sistemai.